Surat dinas adalah surat resmi yang biasanya dibuat oleh lembaga dan instansi untuk keperluan dinas baik itu pemerintah ataupun lembaga swasta. Surat dinas berisi tentang permasalahan kedinasan berupa pemberitahuan suatu izin, menyampaikan pengumuman, penugasan, permohonan, dan yang lainnya. Contoh surat dinas yang umum digunakan adalah surat yang ditujukan untuk menugaskan pegawa dari sebuah instansi untuk melaksanakan tugas tertentu.
Fungsi lain dari surat dinas bisa dipakai untuk pedoman pekerjaan seperti instruksi, alat pengingat, pengambilan keputusan, bukti perkembangan suatu lembaga, sebagai alat bukti dan pemberian izin. Maksud dari alat pengingat disini, surat dinas bisa dijadikan sebagai arsip sebuah instansi yang biasanya berupa surat perjanjian.
Surat dinas mempunyai ciri-ciri tersendiri yang bisa dibedakan dengan jenis surat lainnya yaitu penggunaan bahasa di dalamnya resmi, formatnya teratur, dan penyampaian isinya harus menggunakan tata bahasa sopan dan resmi.
Berbeda dengan surat biasa, tentu saja surat dinas diberikan secara resmi dengan menggunakan kata kata yang resmi pula. Hal ini karena surat ini berisi sebuah perintah untuk menjalankan tugas sehingga tentu saja penggunaan kata katanya juga sangat resmi.
Contoh Surat Dinas Penugasan Staff Instansi
Salah satu contoh surat dinas yang biasa digunakan adalah surat tugas staff instansi untuk menjalankan sebuah tugas penting. Adapun contoh suratnya yaitu sebagai berikut!
Pemerintah Kabupaten Bandung Selatan
Kecamatan Pangalengan
Jln. Kartini No. 45 Telp. (022) 984746-0867655959
Email : pangalengan@kabbandung.go.id
Web : www.kabbandung.go.id Pangalengan 98365
Surat Tugas
Nomor : 096/35.09.78/2019
Dasar : Phonogram Kabupaten Bandung Selatan No. 007/655/35.09.78/2019 tanggal 25 Juli 2019
Menugaskan
Kepada :
Nama : Yuda Astra Mahmudin
Pangkat : Penata (III/C)
NIP : 192847647839200
Jabatan : Kasubag Evaluasi dan Pelaporan Kecamatan Turen
Nama : Afrudin Sahli Fahmidi
Pangkat : –
NIP : –
Jabatan : Operator Kecamatan Pangalengan
Untuk : Mengikuti bimbingan teknis e-budgeting di Ruang Rapat Kertasari Lt. III Jln. Kertamanah No. 12 pada hari Senin, 1 Agustus 2019 jam 08.00 sampai dengan selesai.
Demikian untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Dikeluarkan di : Pangalengan
Pada tanggal : 25 Juli 2019
An. Camat Pangalengan
Tuti Ratningsih
Pembina
NIP. 928173645274625
Contoh Surat Dinas Memorandum
Berikutnya ada contoh surat dinas memorandum yang umum digunakan untuk sebuah tugas di yayasan pendidikan atau di sekolah. Contohnya sebagai berikut!
SMA JAYA
Jl. Raya Talangsuko – Surabaya
Telp. (021) 344567890 Email : smanjaya@gmail.com
Memorandum
Nomor : 111/SJ/I/2019
Dari : Kepala Sekolah
Kepada : Wakil Kepala Sekolah Bagian Kurikulum
Saya ingin melakukan diskusi dengan Anda mengenai acara pelaksanaan Ujian Nasional Berbasis Komputer yang akan dilangsungkan pada tanggal 29 Januari 2019. Tolong siapkan kelengkapan lab komputer serta cek kondisinya. Diskusi ini akan dilaksanakan nanti pukul 10.00 WIB di lap komputer. Sekian terima kasih.
Surabaya, 25 Januari 2019
Kepala Sekolah
Aditya Naundi, M.Pd.
Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Bahkan ada juga contoh surat dinas pemberitahuan yang memberikan informasi penting untuk pihak pihak tertentu. Berikut ini contoh surat tersebut!
Jaya Abadi Makmur
Jln. Baku Rantau – Surabaya
Telp. 0986 332234566 Fax. 093826264
Nomor 007/JAM/SP/55/XII/2019
Perihal : Pemberitahuan Perubahan Jam Kerja
Lampiran : 1 Bendel
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan dan Staff PT. Jaya Abadi Makmur
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan kinerja dan perbaikan alokasi jam kerja. Maka diberitahukan pada seluruh staff dan karyawan PT. Jaya Abadi Makmur agar membaca informasi terbaru tentang perubahan sift agar tidak terjadi kekeliruan. Perubahan jam kerja dapat dilihat pada lampiran surat dan keputusan ini tidak dapat diganggu gugat.
Demikian surat pemberitahuan dari kami dan harap maklum, atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Surabaya, 16 September 2019
Pimpinan PT. Jaya Abadi Makmur
Rudiawan Gustira
Contoh Surat Dinas Perjanjian
Surat dinas perjanjian tentu saja memuat poin poin perjanjian antar satu pihak dengan pihak yang lainnya dalam menjalankan sebuah pekerjaan dan lainnya.
Surya Mas
Jln. Jendral Sudirman – Malang Telp. 0711 332769 Fax. 0711 332766
Surat Perjanjian
No. 18/SP/SM/XI/18
Pada hari ini, Rabu, tanggal dua belas bulan Februari tahun dua ribu dua puluh telah dilakukan serah terima jabatan oleh kedua pihak sebagai berikut :
Nama : Sahidin Rizki
Jabatan : Direktur PT. Surya Mas
NIK : 234567
Selanjutnya disebut pihak pertama
Nama : Andrian Utama
Jabatan : Direktur PT. Cahaya Abadi
NIK : 987654
Selanjutnya disebut pihak kedua
Kedua pihak yang tersebut diatas bersepakat untuk mengadakan perjanjian kerjasama usaha dengan ketentuan yang diatur dengan pasal berikut :
- Pihak pertama selaku pemilik modal dengan ini menyerahkan sejumlah uang sebesar Rp. 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) kepada pihak kedua. Uang tersebut bertujuan untuk permodalan menjalankan usaha kuliner.
- Pengelola modal adalah pihak kedua yang bertanggung jawab untuk mengelola usaha sebagaimana tercantum dalam Pasal 1 ayat 1.
- Pihak kedua menerima modal dalam bentuk uang dari pihak pertama yang diserahkan pada saat perjanjian ini disepakati dan ditandatangani atau paling lambat satu hari setelah dilakukannya kesepakatan.
- Selaku pihak pertama mendapatkan keuntungan bagi hasil usaha menurut persentase yang telah disepakati bersama sebagaimana diatur dalam pasal 4.
- Masing-masing pihak memiliki hak dalam usaha ini, baik modal maupun tenaga serta pembagiannya.
Malang, 12 Februari 2020
Pihak Pertama
Sahidin Rizki
Pihak Kedua
Andrian Utama
Contoh Surat Dinas Undangan Rapat Perusahaan
Surat dinas juga bisa berisi surat undangan untuk menjalankan rapat di sebuah perusahaan. Surat resmi untuk rapat ini sengaja dibuat resmi.
- Sejahtera Bersama
Jln. Ahmad Yani – Bandung
Telp. 098765334 Fax. 958474635
Bandung, 12 Januari 2019
Nomor : SB/002/444/I/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada
Karyawan PT. Sejahtera Bersama
Di Tempat
Sehubungan dengan pemberlakuan kebijakan baru kepada seluruh staff dan karyawan PT. Sejahtera Bersama. Maka diharapkan kehadiran Bapak/Ibu besok pada :
Hari : Jumat
Tanggal : 18 Januari 2019
Pukul : 10.00 WIB
Acara : Rapat Evaluasi Kinerja dan Pemberitahuan Kebijakan Baru
Tempat : Kantor PT. Sejahtera Bersama Lantai 3
Demikian undangan ini kami sampaikan dan atas kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Bandung, 12 Januari 2019
Direktur Utama PT. Sejahtera Bersama
Budiawan Hartanto
Demikian beberapa contoh surat dinas yang umum banyak digunakan di perkantoran atau perusahaan perusahaan sesuai dengan kebutuhan. Surat dinas pada dasarnya bersifat sebagai surat resmi yang dikeluarkan tidak sembarangan. Surat dinas untuk berbagai keperluan tentu di keluarkan atas adanya sebuah pekerjaan dan tugas yang harus segera dilakukan. Surat dinas bisa diberikan dari atasan untuk staffnya atau dari pihak lain yang berkaitan dengan hal tersebut.
